← Alle klantcases

Van 15+ losse tools naar één overzichtelijk systeem

Shanna Proost, ondernemer met online programma's en trajecten, bespaart ruim 2.500 euro per jaar nadat Susanna Timmer haar systeemlandschap terugbracht van ruim vijftien losse tools naar twee kernsystemen.

Shanna helpt haar klanten via online programma's, sessies en trajecten. Haar business draaide goed, maar achter de schermen was het toollandschap organisch uitgegroeid tot een lappendeken van meer dan vijftien abonnementen. Elk met een eigen inlog, een eigen logica en een eigen factuur.

Het resultaat in één zin · case Shanna Proost

Zoals bij veel online ondernemers was de tech-stack vanzelf gegroeid. Voor elke behoefte was ooit een aparte tool aangeschaft: een websitebouwer, een e-mailmarketingsysteem, een checkout, een afsprakenplanner, videobellen, koppelsoftware, videohosting en meer.

• Hoge, onzichtbare maandlasten: tientallen abonnementen die samen optelden tot duizenden euro's per jaar
• Versnipperde klantdata, verspreid over verschillende systemen, zonder één centraal klantbeeld
• Fragiele koppelingen: tools die alleen via koppelsoftware met elkaar konden praten
• Onnodige complexiteit: voor elke aanpassing schakelen tussen meerdere platformen

In plaats van losse tools te blijven stapelen, hebben we het hele landschap opnieuw ingericht rond twee kernsystemen. Één all-in-one marketingplatform waarin de website, funnels, e-mailmarketing, automatiseringen en alle klantdata samenkomen, met één inlog. En één werkomgeving voor e-mail, agenda met ingebouwde boekingsfunctie, videobellen en opslag.

De checkout is via een directe koppeling verbonden, zodat elke aankoop automatisch de juiste opvolging start: welkomstmail, tags en vervolgacties, zonder tussenkomst van koppelsoftware.

De migratie zelf is minstens zo belangrijk als de nieuwe inrichting. Alle contacten en e-maillijsten zijn volledig overgezet, inclusief tags en segmenten, zodat geen enkele klantrelatie verloren ging. De website en landingspagina's zijn opnieuw opgebouwd als doelgerichte funnels. En elk oud abonnement is pas opgezegd nadat de vervanging draaide, met oog voor opzegtermijnen en verlengdata. Zo stond de business geen dag stil.